Kantor Manajemen Mutu Raih Standar Internasional ISO 9001:2008
Kantor Manajemen Mutu (KMM) Institut Pertanian Bogor (IPB) berhasil membuktikan diri sebagai organisasi yang handal dengan meraih ISO 9001:2008. KMM memperoleh sertifikat ISO dengan nomor: QSC 00769 yang dikeluarkan PT Sucofindo International Certification Services (Sucofindo ICS). "Raihan Sertifikat ISO ini sebagai upaya KMM agar proses penyelenggara penjamin mutu IPB ke depan dapat terlaksana sesuai dengan harapan," kata Kepala Kantor KMM IPB, Dr.Ir.Agus Purwito, M.Sc.Agr.
Sekilas informasi mengenai ISO 9001:2008. ISO 9001 merupakan standar internasional yang meliputi persyaratan dan rekomendasi suatu sistem manajemen mutu. Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 adalah proses pengelolaan organisasi (perencanaan, penerapan, evaluasi dan penyempurnaan) yang ditujukan untuk menghasilkan output/kinerja/layanan yang sesuai dengan harapan pelanggan atau pengguna.
Keberhasilan perolehan Sertifikat ISO 9001 : 2008 adalah bukti pengakuan dunia internasional terhadap sistem manajemen mutu pendidikan khususnya terhadap sistem manajemen KMM IPB sebagai organisasi penjamin mutu pendidikan IPB. Saat ini selain KMM, tercatat unit yang telah memperoleh sertifikat ISO 9001:2008 adalah Program Manajemen dan Bisnis (MB) IPB pada tahun 2008, sedangkan Direktorat Program Diploma IPB sedang dalam proses audit sertifikasi ISO 9001:2008.
Menurut Dr.Agus, proses perolehan sertifikat ISO ini tidak begitu mudah. "Kami melakukan penataan KMM dari awal. Kebijakan struktur organisasi terbaru membagi fungsi eks Direktorat Administrasi dan Jaminan Mutu Pendidikan (AJMP) menjadi dua yakni Direktorat Adminitrasi dan Pendidikan (Dit.AP) serta Kantor Manajemen Mutu (KMM). KMM bertanggungjawab langsung pada Rektor dalam hal sistem penjaminan mutu IPB," papar Dr.Agus Purwito
Sejak pembentukan pada April 2008, KMM berbenah diri, mulai dari menata ruang arsip menjadi sebuah kantor yang memadai, merekrut sumberdaya manusia serta menyusun. "Kami mempelajari segala sesuatu dari awal. Sejak pendirian KMM, kami telah mencanangkan cita-cita meraih sertifikat ISO. Kami berupaya melakukan berbagai persiapan menuju implementasi sistem manajemen mutu ISO," papar Dr.Agus Purwito.
KMM melakukan kick off penerapan ISO 9001:2008 mulai 1 Maret 2009 yaitu saat penandatanganan Pedoman Mutu serta Prosedur Operasional Baku oleh Kepala KMM. Selanjutnya tim persiapan ISO KMM yang dipimpin Management Representative Dr.Ir. Fredinan Yulianda, M.Sc. membenahi sistem kerja dan sistem dokumentasi secara bertahap sesuai dengan standar ISO 9001:2008. Proses audit internal terhadap KMM dilakukan tanggal 3-4 Agustus 2009 oleh tim auditor dari Kantor Audit Internal (KAI) IPB. Kemudian dilanjutkan prosedur audit sertifikasi oleh auditor eksternal dari Sucofindo ICS pada tanggal 11 Agustus 2009 dan 18 Agustus 2009.
Pada tanggal 26 Agustus 2009 melalui Review Panel, Sucofindo International Certification Service memutuskan persetujuan penerbitan Sertifikat ISO 9001 : 2008. "Kami sangat berterima kasih kepada semua pihak yang telah mendukung dan membantu dalam semua proses hingga diperolehnya Sertifikat ISO 9001:2008, terutama kepada Ir. Hasan Asy'ari, konsultan ISO dari PT. POINT Development International atas pendampingan dan dedikasi yang telah diberikan kepada KMM," ujar Dr.Agus Purwito.
Dr. Agus Purwito berharap sertifikat ISO 9001:2008 dapat memacu KMM untuk mewujudkan kinerja yang lebih baik lagi. "Kita juga berharap semua unit-unit yang berada di lingkungan IPB secara bertahap dapat menerapkan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 untuk meningkatkan layanan kepada seluruh pelanggan IPB."
Secara umum manfaat penerapan ISO 9001:2008 antara lain: meningkatkan kepercayaan pelanggan, meningkatkan hubungan saling menguntungkan dengan pelanggan, meningkatkan efesiensi biaya, meningkatkan komunikasi internal, meningkatkan imej positif organisasi, meningkatkan motivasi, moral dan kinerja karyawan, sistem terdokumentasi serta sebagai media pelatihan dan pendidikan. (ris)
