Bekerja dari Hati, Arsiparis IPB Raih Penghargaan
Dunia tanpa arsip adalah dunia tanpa memori, tanpa kepastian hukum, tanpa sejarah, tanpa kebudayaan, dan tanpa ilmu pengetahuan serta tanpa identitas kolektif. Tetapi arsip tidak dengan sendirinya akan menjadi memori, kebudayaan, jaminan kepastian hukum, bahkan pembangunan identitas kolektif jika tidak diikuti dengan upaya pengelolaan secara baik dan benar serta konsisten.
Oleh karena itu, pengelolaan arsip tidak dipandang sebagai produk sampingan tetapi untuk menunjang pelaksanaan kegiatan organisasi dan disimpan sebagai barang bukti kebijakan dan aktivitas institusi.
Pentingnya pengelolaan arsip dalam sebuah institusi merupakan poin penting dalam menjaga data-data berharga. Membutuhkan ahli arsip yang memiliki integritas dan dedikasi tinggi. Seperti yang dilakukan Primus Sanbein, SE (42 tahun) yang merupakan penanggung jawab persuratan dan arsip di Sekolah Pascasarjana, Institut Pertanian Bogor (SPS IPB). Primus menorehkan prestasi sebagai Juara Satu Akademisi Berprestasi IPB Tahun 2017 Kategori Arsiparis.
Berbekal portofolio karya kreatif, nilai psikotes, dan presentasi karya kreatif, Primus memberanikan dirinya mengikuti seleksi dengan tema karya kreatif "Atas Prestasi ini, Primus akan mewakili IPB berkompetisi di level Nasional. Sistem Pengelolaan Arsip Dinamis di Sekolah Pascasarjana IPB". Secara pribadi saya sangat bahagia dengan pencapaian hasil ini. Saya berharap pengelolaan arsip ke depan semakin ditingkatkan lagi dengan penerapan Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK)," ungkap Primus.
Selama menjalankan tugas, Primus selalu berprinsip bekerja dari hati. Pria kelahiran Fatubena, Timor ini mengusung ide kreatifnya dalam pengelolaan arsip dinamis di Sekolah Pascasarjana IPB.
"Sistem pengelolaan arsip dinamis mulai dari penciptaan arsip, penggunaan/pengelolaan, dan penyusutan arsip dengan penggunaan TIK dalam pengelolaan arsip," terang Primus. Menjadi penanggung jawab persuratan dan arsip, Primus berperan dalam memperbaiki sistem persuratan dan kearsipan, agar pengelolaan sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku. "Dalam pengelolaan persuratan dan arsip di Sekolah Pascasarjana, saya sangat didukung oleh pimpinan. Hal ini dibuktikan dan dikuatkan dengan diberi posisi dalam struktur organisasi sehingga tugas dan fungsi pengelolaan persuratan dan arsip lebih autentik, utuh dan terpercaya," lanjutnya.
Menurutnya, pengelolaan arsip itu mulai dari proses penciptaan, penggunaan, penyimpanan, dan penyusutan arsip. Primus menerangkan, sistem pengelolaan yang efektif dan efisien adalah sistem pengelolaan yang sesuai norma, standar serta prosedur baku yang telah ditetapkan, agar diperoleh arsip yang autentik, utuh dan terpercaya.
Ia berharap pengelolaan arsip tidak dipandang sebagai suatu produk sampingan suatu organisasi tetapi diciptakan dan sebagai wadah untuk menunjang pelaksanaan kegiatan organisasi dan disimpan sebagai bukti kebijakan serta aktivitas institusi. (SM/ris)
