IPB University Gelar Pelatihan Keprotokolan Bagi Unit Kerja
Sebagai salah satu perguruan tinggi negeri terkemuka di Indonesia maupun di dunia, IPB University ingin meningkatkan kemampuan keprotokolan bagi unit kerja, mahasiswa Duta Institut serta mahasiswa Badan Eksekutif Mahasiswa Keluarga Mahasiswa (BEM KM). Salah satu upaya yang dilakukan adalah menggelar Pelatihan Keprotokolan yang digelar di Ruang Mahoni, Kampus Taman kencana, Bogor (29/7).
Pada pelatihan yang diikuti 58 peserta ini, Kepala Biro Komunikasi IPB University, Yatri Indah Kusumastuti mengatakan bahwa pengetahuan mahasiswa dan tenaga kependidikan terkait keprotokolan perlu ditingkatkan untuk mensukseskan acara yang akan mereka kelola. Pengaturan dalam sebuah acara perlu dilakukan dan sebuah acara perlu arrangement yang baik.
Menurutnya tidak banyak civitas yang menyadari pentingnya pengaturan keprotokolan padahal suksesnya suatu acara juga berkaitan dengan pelaksanaan keprotokolan yang baik. Institusi yang bermartabat itu dapat melaksanakan keprotokolan yang baik. Bahkan sebuah event organizer juga memerlukan pengetahuan tentang keprotokolan.
“IPB University ingin mengembangkan lagi tim keprotokolannya menjadi lebih kuat. Salah satunya dengan terbentuknya tim protokol di tiap fakultas maupun pusat-pusat studi yang sering kali mengadakan acara seminar nasional maupun internasional yang melibatkan pejabat negara dalam dan luar negeri. Kami juga ingin melibatkan mahasiswa seperti BEM-KM. Kita akan coba membina agen-agen protokol untuk membentuk sebuah Unit Kegiatan Mahasiswa Protokol,” ujarnya.
Hal serupa disampaikan Sekretaris Institut (SI) IPB University, Dr Aceng Hidayat. “Bagus atau tidaknya suatu acara dipengaruhi oleh implementasi keprotokolan yang baik. Saya harap pelatihan ini bisa meningkatkan kualitas pelayanan keprotokolan yang ada di IPB University. Saya yakin dengan adanya keteraturan dan pelayanan yang baik dapat meningkatkan kualitas bagi suatu lembaga,” imbuhnya.
Sementara itu, narasumber yang hadir dalam pelatihan ini adalah Yayat Hendayana, Kepala Bagian Komunikasi Publik, Biro Kerjasama dan Komunikasi Publik, Kementerian Riset, Teknologi dan Pendidikan Tinggi (Kemenristekdikti). Menurutnya, wajah institusi dicerminkan oleh humas atau public relationsnya. Namun wajah suatu lembaga dalam suatu acara itu dicerminkan oleh protokolernya. Protokoler ideal itu harus paham perannya berdasarkan uraian tugas dan pedoman kerja (dasar yuridis, non yuridis, Standard Operating Procedure/SOP, dan arahan pimpinan).
“Protokoler harus memiliki personal skills seperti diplomacy, non-verbal communication dan networking. Protokoler juga harus memiliki supporting pack (penampilan rapi, bersih dan menarik). Prinsip bagi seorang protokoler itu harus komunikatif, tanggap, responsif, antisipatif, inovatif dan bisa menempatkan diri,” tuturnya.(dh/Zul)
