IPB University Bagikan Praktik Terbaik Pengelolaan Arsip Modern kepada Universitas Tidar
IPB University menerima kunjungan benchmarking dari Universitas Tidar (Untidar) dalam rangka peningkatan wawasan, pengetahuan, dan kualitas pengelolaan kelembagaan di bidang kearsipan. Pertemuan berlangsung interaktif di Creative Room, Gedung Pusat Komputer (GPK), Kampus IPB Dramaga.
Kehadiran delegasi Untidar disambut hangat oleh Kepala Lembaga Manajemen Informasi dan Transformasi Digital (LMITD) IPB University Ir Julio Adisantoso, MKom, didampingi Asisten Bidang Arsip Digital dan Pengelolaan Museum Dr Adisti Permatasari Putri Hartoyo. Sementara itu, delegasi Untidar dipimpin langsung oleh Wakil Rektor Bidang Perencanaan, Keuangan, dan Umum, Dr Astuty bersama Kepala Bagian Umum Sopii, SAg, MM serta jajaran pengelola arsip dari tingkat universitas, fakultas, lembaga, hingga unit persuratan.
Tujuan utama kunjungan ini adalah untuk mempelajari manajemen kearsipan yang modern dan efisien di IPB University. Secara spesifik, Untidar ingin melihat langsung praktik pengelolaan arsip dinamis, strategi sukses digitalisasi arsip, sistem pembinaan dan pengawasan kearsipan oleh IPB Archive, serta mendiskusikan berbagai tantangan serta solusi dalam pengelolaannya.
“Kami berharap melalui kunjungan ini, Untidar dapat mengadopsi praktik terbaik (best practices) pengelolaan arsip yang ada di IPB University, terutama terkait transformasi digital kearsipan,” ujar Dr Astuty.
Dr Adisti Permatasari Putri Hartoyo memaparkan materi kearsipan secara komprehensif. Sesi diskusi berlangsung antusias. Perwakilan Untidar aktif berkonsultasi mengenai tantangan nyata di lapangan dan bagaimana IPB University merumuskan solusi strategis atas kendala-kendala tersebut.
Dalam rangka penguatan aspek praktis, tim Untidar juga diajak melakukan kunjungan lapangan. Destinasi pertama adalah Perpustakaan (Library) IPB University untuk meninjau fasilitas ruangan dan layanan digital.
Setelah itu, rombongan bertolak ke IPB Archive untuk mengunjungi IPB Archive Exhibition serta meninjau langsung fasilitas penyimpanan fisik arsip di Archives Center I dan II. Di lokasi tersebut, para pengelola arsip Untidar melihat langsung tata kelola preservasi dan manajemen dokumen bernilai sejarah milik IPB University.
Rangkaian kunjungan lapangan ini kemudian diakhiri dengan mengunjungi Museum dan Galeri IPB Future. Di sana, delegasi Untidar berkesempatan melihat berbagai rekam jejak sejarah, kontribusi ilmiah, serta memorabilia perjalanan IPB University dari masa ke masa.
Melalui kegiatan benchmarking ini, diharapkan hubungan kerja sama antara IPB University dan Untidar dapat terus terjalin erat. Langkah ini juga diharapkan mampu memicu standardisasi mutu kearsipan perguruan tinggi yang lebih adaptif, lincah, dan modern di era digital. (*/Rz)
