Konsolidasi Jadwal Retensi Arsip Bawa Era Baru Tata Kelola Dokumen di IPB University
IPB University menerapkan langkah strategis dalam mewujudkan tata kelola kearsipan yang akuntabel dan berbasis digital melalui kegiatan Konsolidasi Jadwal Retensi Arsip (JRA).
Kegiatan ini berfokus dalam penentuan jangka waktu penyimpanan arsip (aktif dan inaktif) serta nasib akhirnya apakah akan dimusnahkan atau disimpan menjadi arsip permanen.
Konsolidasi ini merupakan ajang dalam menjalin koneksi dan memperkuat komitmen kerja sama dalam tata kelola kearsipan.
Sebanyak 43 orang peserta hadir terdiri dari pimpinan, arsiparis, maupun staf dari berbagai unit kerja di lingkungan IPB University.
Mengawali sesi, Kepala Lembaga Manajemen Informasi dan Transformasi Digital (LMITD), Ir Julio Adisantoso, MKom menyampaikan, “Arsip IPB menekankan pentingnya kesadaran seluruh unit kerja di IPB terhadap perlindungan data.”
Selanjutnya, pemaparan materi mengenai urgensi pemutakhiran JRA disampaikan oleh Asisten Bidang Arsip Digital dan Pengelolaan Museum LMITD IPB University, Adisti PP Hartoyo, SHut, MSi.
“Pemutakhiran JRA ini diharapkan bukan hanya sebagai regulasi, tetapi kebutuhan dalam pengelolaan arsip digital,” ujarnya.
Setelah sesi pemaparan, kegiatan dilanjutkan dengan sesi diskusi (FGD) yang dibagi menjadi tiga kelompok berdasarkan jenis arsip. Setiap kelompok terdiri dari perwakilan unit kerja didampingi oleh dua fasilitator yang membantu dalam keberlangsungan diskusi.
Melalui konsolidasi ini diharapkan menghasilkan JRA yang komprehensif dan implementatif, sehingga arsip dapat dikelola dengan modern, efisien, serta mendukung terwujudnya good university governance. (*/Rz)
