Sekretariat DPRD Provinsi Banten Perdalam Tata Kelola Arsip Digital di IPB University
IPB University menerima kunjungan kerja dari Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah (DPRD) Provinsi Banten. Kunjungan ini difokuskan pada studi banding mengenai penguatan tata kelola arsip digital dan manajemen arsip vital di lingkungan lembaga pemerintahan DPRD Provinsi Banten.
Rombongan yang terdiri dari jajaran arsiparis dan staf pengelola arsip Sekretariat DPRD Provinsi Banten disambut langsung oleh Kepala Lembaga Manajemen Informasi dan Transformasi Digital (LMITD) IPB University, Ir Julio Adisantoso, MKom didampingi Asisten Bidang Arsip Digital dan Pengelolaan Museum, Dr Adisti PP Hartoyo.
Dalam sambutannya, Julio menyampaikan modernisasi arsip di era transformasi digital. Ia menekankan bahwa IPB University terus berkomitmen mengembangkan sistem kearsipan yang tidak hanya aman secara fisik, tetapi juga adaptif terhadap teknologi informasi.
Dr Adisti memaparkan strategi IPB University dalam mengelola arsip hingga menjadi informasi yang dapat diakses oleh publik, khususnya mengenai pengelolaan arsip vital yang memiliki nilai guna hukum dan historis tinggi, serta implementasi sistem arsip digital yang efisien.
“Pengelolaan arsip di IPB diarahkan untuk mendukung ketersediaan informasi yang cepat dan akurat. Transformasi digital bukan sekadar memindahkan fisik ke digital, melainkan menjaga integritas data tersebut,” ujar Dr Adisti dalam paparannya.
Usai sesi diskusi, tim Sekretariat DPRD Provinsi Banten diajak tur untuk melihat secara langsung implementasi kearsipan di IPB University. Agenda diawali dengan kunjungan ke ruang pengolahan arsip, yaitu ruangan yang digunakan untuk mengolah semua arsip yang telah diakuisisi dari fakultas/sekolah dan lembaga yang ada di IPB University.
Selanjutnya, delegasi beranjak ke IPB Archive Exhibition, sebuah ruang pameran visual yang menyajikan sejarah transformasi kampus IPB University dari perkebunan karet ke pusat akademik melalui arsip-arsip statis yang dikelola secara interaktif.
Kunjungan diakhiri dengan melihat fasilitas penyimpanan di Archives Center 1 dan Archives Center 2. Tim Sekretariat DPRD Banten melihat langsung standar sarana prasarana depo arsip IPB University, mulai dari pengaturan suhu, kelembapan, dan pencahayaan secara otomatis melalui sistem internet of things (IoT), teknik penyimpanan (shelving), digitalisasi arsip kartografi dan kearsitekturan, pengelolaan arsip digital melalui E-Office, hingga sistem keamanan dokumen untuk memastikan preservasi arsip jangka panjang. (*/Rz)
